La Gestión Adocumental y la epifanía del bibliotecario

Existen tantos tipos de bibliotecarios como targets de Coca-Cola: altos, bajos, listos, tontos, guapos, feos...Además, los hay que prestamos servicios en una biblioteca pública, en una biblioteca escolar, en una biblioteca de empresa y así hasta el infinito y más allá. En resumidas cuentas: hay tipos de bibliotecarios como tipos de biblioteca.
Pero hoy nos vamos a centrar en el del bibliotecario de empresa. Existen dos vertientes de las que uno se debe encargar en este tipo de ocupaciones: gestionar la información externa que necesitan los usuarios, por un lado, y por otro, coordinar la información interna, generada en la propia empresa. Vale. Bueno. Qué remedio. Si hay que trabajar...
Y el bibliotecario se pone manos a la obra. Al efecto de controlar la documentación (y por ende, la información) que se produce en el despacho, lo lógico, oportuno y deseable es tener un Sistema de Gestión Documental. Ya sabéis, una base de datos que contenga documentos, a la que se le pueda poner un lenguaje controlado para luego poder buscarlo y recuperarlo. Y bla bla bla. El bibliotecario habla con el informático, diseña los campos, las variables, el sistema de búsqueda. Todo queda bien atado.
Llega el momento de reunir a todos los trabajadores de la empresa para mostrarles esa obra de arte digna de Ranganathan. En el fragor de la presentación, surgen preguntas surrealistas, situaciones irreales, pero no, no estás en un capítulo de Medium...Podría poner algunos ejemplos prácticos, pero haremos algo más práctico: que sea el informático el que nos los dé. El enlace, aquí. Alzaréis vuestros labios, en un gesto entre la risa y la incredulidad, al identificaros con la situación.

Sin embargo, pasada esa fase, llega el momento de la puesta en práctica.

Y ahí me encontraba yo cuando me pasan unos documentos en papel con la nota "Para Cristina, para su base de datos". Podrían haberme dado un cheque en blanco con la nota "Para Cristina, para su cumple", pero no se les ocurrió. Como no sé de qué van, escaneo los documentos y voy hacia el trabajador:

-Oye, cuando te vaya bien, me comentas un poco de qué van estos documentos para ponerle una materia.

-Pues la verdad es que no sé de qué van.

Recuerda, Cristina: autocontrol, es la clave.

Pero mi cerebro va por libre y cortocircuita.

-¿Te importaría explicarme para qué quieres poner en la base de datos un documento que no sabes ni qué es y que por tanto no habrá manera factible de recuperar? Es más, ¿para qué quieres llenar la base de datos de documentos inservibles?

Se oye un suspiro. Una bola de paja pasa entre nosotras. No hay respuesta. Tampoco creo que la haya.

Y en ese instante llega el momento de mi epifanía: los bibliotecarios tenemos madera de mártir.


8 comentarios:

  1. manu o.e.g.c.16/11/06 11:21

    Muy bueno el enlace. Andevé lo perra que es la gente trabajando, y que todavía se crean (jefes incluidos) que dando a un botoncito del ordenador saldrá, por arte de birlibirloque, todo lo que quieran y necesiten.

    En definitiva, una prueba más de una de las escasas leyes que tienen un seguimiento masivo en este país: la ley del mínimo esfuerzo (ejke yo soy mu legalista).

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  2. Las técnicas de management de Jomaweb son esenciales en la vida de cualquier trabajador por cuenta ajena sometido a la tiranía de la incompetencia.
    dando a un botoncito del ordenador saldrá, por arte de birlibirloque, todo lo que quieran y necesiten.

    A mí lo que más me repatea es cuando piden algo imposible y sueltan lo de "pero si en Internet está tooodo", cual frase de poder que me deja en estado de shock durante días.

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  3. Ah! pero es que...¿en internet no está todo?

    XD

    jomaweb


    PD: gracias por el enlace

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  4. Jomaweb, tu integridad física peligra...Ya te gustaría que todo en intenné, peazo de geek!!! :p

    Besitos y gracias por postear

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  5. Ah, pero ¿Internet no era el mayor peligro para un gestor de información? Por aquello del currazo que requiere saber discernir entre información útil y puro ruido. :-P

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  6. Menos mal que los bibliotecarios estamos en el mismo bando :D Mártires somos aguantando a usuarios tipo jomaweb :PPPP

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  7. Cristina, com sempre, estàs "que te sales" amb aquest post. M'hi sento identificat per una raó molt simple: jo sóc el que creo aquí els sistemes de gestió documental (per dir-ho d'alguna manera), i estic acostumat a que se'm presentin, per dir-ho d'alguna manera, preguntes originals.

    Salut!

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  8. Ja m'ho penso que les meves anècdotes, comparades amb les teves, no són res ;) No vull ni pensar a què et deus afrontar...
    Petonets, rei!

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